*Rodrigo Tognini, CEO e cofundador da Conta Simples
No contexto das finanças pessoais, uma das estratégias mais adotadas por famílias, casais e jovens no início da jornada são as “caixinhas” para cada objetivo. É uma técnica que deriva dos “envelopes” da era pré-digital, uma recomendação dos contadores para quem queria reservar o dinheiro das férias na praia, da pizza do fim de semana, das emergências com o carro e assim por diante. No mundo corporativo, esse plano também pode ser um grande aliado.
Não é exatamente a mesma lógica, já que não é possível para uma empresa engessar dessa forma o orçamento de cada centro de custo — especialmente com os negócios inseridos num contexto de transformação tão acelerada. Os colaboradores precisam de autonomia e agilidade para trabalhar e os líderes de cada setor também querem alguma flexibilidade nesse processo. Mas a melhor estratégia para ter visibilidade total da operação é colocar cada coisa em seu lugar.
O uso estratégico de cartões de crédito corporativos aliado a uma gestão de dados integrada e automatizada é a melhor forma de navegar no que os economistas têm chamado de “permacrisis”. A teoria, que tem se mostrado fiel na prática, é de que não viveremos mais períodos de estabilidade com momentos de ruptura, mas uma constante transformação, veloz e desafiadora, e não só no contexto econômico.
Num estudo conduzido pela Accenture com mais de 1,4 mil CFOs e líderes financeiros a nível global, publicado há cerca de seis meses, 86% dos entrevistados afirmaram que os programas de transformação dentro das empresas precisam ser conduzidos muito mais rapidamente do que há alguns anos atrás. Esses mesmo executivos, à frente do financeiro de companhias globais com mais de US$ 1 bilhão em faturamento, apontaram a “falta de dados de qualidade” como o principal obstáculo para gerar valor às companhias e seus stakeholders.
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Por aqui, o que vemos é que quem é cliente Conta Simples já sai na frente com essa tática de setorização em “caixinhas” ou “envelopes”. Ao ter vários cartões de crédito corporativos — cada um com uma função específica — é possível fazer a gestão de gastos de forma automatizada e ter plena visibilidade de cada movimentação, discriminado em sua categoria correspondente, além de estabelecer limites de acordo com as prioridades da companhia. É uma forma eficiente de conferir autonomia (e responsabilidade) para o colaborador que está fazendo a transação, sem perder em transparência e agilidade na gestão de dados na ponta do financeiro.
Entre os pequenos e médios negócios, o cartão de crédito também tem ganhado protagonismo. Muito pelo histórico de exclusão do sistema financeiro tradicional, empreendedores se habituaram a usar o próprio cartão pessoal para dar início aos negócios e o costume ficou. No levantamento mais recente do Sebrae sobre o financiamento das PMEs, 39% dos participantes afirmaram usar o cartão de crédito (pessoal ou corporativo) para financiar a operação.
Faz todo sentido. Além de eliminar processos burocráticos e ineficientes para o colaborador — como registrar e recolher notas fiscais, solicitar reembolso, prestar contas —, quem usa o cartão de crédito corporativo conta com vantagens financeiras líquidas, como o cashback. E pelo lado do custo, deixa de perder dinheiro e tempo com informações sobrepostas e outros erros humanos, que são tão comuns em processos manuais.
É importante que, ao adotar essa ferramenta, o gestor treine suas equipes para fazer o uso mais inteligente do instrumento, respeitando os limites impostos de acordo com cada centro de custo e os padrões de segurança e compliance. Um dos métodos que vejo funcionar bem é o da recompensa aos times que fizerem a melhor gestão dos recursos — com uso de dados, isso fica fácil.
A função das “caixinhas”, no entanto, é planejar o futuro. E embora aqui, no contexto corporativo, a gente esteja falando de custos que já foram transacionados, é possível adotar essa tática também ao pensar no cenário lá na frente. Já que entre os recursos de que uma companhia dispõe para planejar seu crescimento, construir um planejamento com base em dados próprios, que evidenciam os processos e necessidades dentro da própria empresa continua sendo o mais eficiente.
