Como a gestão inteligente das escalas virou vantagem competitiva

*Por Victor Guerra, CEO da Moavi

Muitas vezes, na busca por eficiência operacional, o olhar da liderança se volta para a renegociação com fornecedores, logística de insumos ou ganhos de produtividade na operação. Enquanto isso, a maior despesa da operação, folha de pagamento, segue sendo gerida com métodos pouco analíticos. O resultado é um gargalo invisível que raramente aparece com clareza nos dashboards do CFO, mas que drena a rentabilidade: a gestão ineficiente das escalas de trabalho.

Em setores com operações intensivas, como varejo, saúde e logística, a escala de pessoal não é apenas um detalhe administrativo do RH, e sim uma decisão financeira crítica. A perda de capital acontece em duas frentes opostas e igualmente prejudiciais:

1. O excesso de pessoal (custo ocioso)

Quando a escala é feita com base no feeling ou em planilhas estáticas, é comum alocar mais gente do que a demanda exige, e o resultado são horas pagas sem produtividade correspondente, inchando a folha e corroendo a margem bruta.

2. A falta de pessoal (custo de oportunidade)

Por outro lado, subestimar a demanda em horários de pico gera perda direta de vendas, queda na qualidade do atendimento e, invariavelmente, sobrecarga do time — o que alimenta o turnover.

Além do impacto financeiro, há uma asfixia na produtividade da liderança. Um estudo de 2022 da McKinsey & Company demonstra que o uso de inteligência artificial na criação de escalas aumentou a produtividade de quem planeja os turnos em até 20%, o que devolve uma a duas horas por dia para atividades estratégicas.

Ainda segundo o mesmo relatório, soluções baseadas em IA levam significativamente menos tempo para gerar escalas do que modelos baseados em planilhas, e conseguem capturar mudanças operacionais inesperadas com mais eficiência.

Dados de um levantamento proprietário da Moavi mostram que, quando a gestão de escalas sai do manual e ganha precisão tecnológica, os resultados se tornam imediatamente tangíveis. No benchmarking realizado pela companhia, é comum observar:

• Entre 50% e 100% mais colaboradores alocados nos horários de pico, sem aumento estrutural de headcount.
• Redução de 30% a 70% nas horas extras, a partir de escalas mais aderentes à demanda real.
• Queda de 60% a 90% nos passivos trabalhistas, resultado de maior conformidade com regras legais e jornadas equilibradas.

E, diferente do que alguns acreditam, usar algoritmos preditivos e IA para desenhar escalas não é sobre “robotizar” a gestão, mas sobre aplicar inteligência matemática para garantir que a pessoa certa esteja no lugar certo, na hora certa. É trocar a reatividade pela previsibilidade.

Essa inteligência não beneficia apenas a eficiência da gestão, mas ataca diretamente o maior desafio operacional da atualidade, a retenção de talentos. De acordo com um relatório de 2021 da Axonify, a previsibilidade da escala de trabalho era o terceiro fator que mais motivava os profissionais da linha de frente a permanecerem em seus empregos, impactando 39,4% deles.

Em setores como o varejo, marcados por alta rotatividade e jornadas variáveis, esse impacto é evidente. A previsibilidade da escala contribui para maior estabilidade, engajamento e permanência dos profissionais.

Esse tema se torna ainda mais relevante diante das discussões em curso sobre o possível fim do modelo 6×1 e a redução da jornada semanal de 44 horas. Independentemente do desfecho dessas propostas, o efeito prático para as empresas é claro: mais complexidade no desenho das escalas, maior pressão sobre custos e menor margem para improviso. Nesse cenário, tecnologias de Workforce Management passam a ter um papel central ao permitir simulações de cenários, redistribuição inteligente de jornadas e ajustes finos entre demanda, custo e conformidade legal, ajudando as organizações a absorver eventuais impactos negativos que as mudanças podem trazer.

No fim do dia, a tecnologia de gestão de força de trabalho também transforma a experiência do colaborador. Se o RH quer, de fato, um assento estratégico à mesa, ele precisa falar a língua do negócio e da eficiência. Resolver o vazamento invisível das escalas é um dos caminhos mais rápidos e sustentáveis para transformar a gestão de pessoas em um pilar de geração de valor financeiro. Você sabe exatamente quanto a sua escala atual está custando para o seu resultado final?