*Gerry Giacomán é CEO e cofundador da Clara
Estabelecer uma política de despesas e compartilhá-la com os colaboradores é uma prática fundamental para a saúde financeira de uma empresa. Ainda assim, quase 30% das empresas brasileiras não adotam nenhuma política de gestão de despesas corporativas e administrativas de acordo com uma pesquisa feita pela consultoria IDC em parceria com a Clara.
Com ou sem uma política de despesas estabelecida, um dos principais métodos de distribuição de recursos financeiros dentro de uma empresa – seja por departamento ou por colaborador – são os cartões de crédito corporativos. Muitas organizações que fornecem este meio de pagamento têm também desenvolvido plataformas digitais integradas aos cartões para auxiliar na gestão das despesas.
O objetivo dessas plataformas é facilitar a administração dos cartões e, ao mesmo tempo, oferecer recursos que melhoram o controle e o planejamento orçamentário. As três principais funcionalidades dessas ferramentas são:
1.Rastrear despesas em tempo real: o rastreamento instantâneo das despesas dos colaboradores ou departamentos permite que o time financeiro entenda detalhadamente quais são os principais gastos da empresa, quando será necessário conceder mais recursos ou quais pagamentos recorrentes podem ser reavaliados.
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2. Designar responsabilidades sobre as despesas: uma das estratégias para implementar uma política de gastos eficaz é designar pessoas responsáveis dentro de cada equipe. O colaborador selecionado terá acesso a funções específicas, como aumentar ou diminuir a cota de gastos ou criar novos usuários dentro da plataforma.
3. Restrição de despesas por estabelecimento ou produto: o bloqueio de despesas que não são consideradas reembolsáveis facilita o cumprimento da política de gastos estabelecida, evitando mal-entendidos quanto ao tipo de despesa permitida.
Além destas funções, as plataformas digitais também geram dados que se tornam um insumo valioso para reconsiderar, se necessário, o orçamento atual das empresas e também no planejamento do orçamento para o próximo ano, levando em consideração o comportamento e as necessidades reais das equipes.
A tecnologia é uma aliada dos times contábeis e financeiros porque facilita a gestão e o monitoramento dos recursos da empresa sem comprometer a agilidade que os negócios exigem. Isso permite tomar decisões mais precisas que contribuem para a eficácia das organizações.
