Por que a produtividade depende de ferramentas mais assertivas?

*Fernanda Bordini é gerente do Zoho Workplace

Melhorar a produtividade e aprimorar a eficiência dos times são desafios comuns às empresas de todos os portes na era da alta conectividade. Mas, embora os líderes reconheçam o quanto é importante trabalhar para isso, observo que muitas vezes eles não sabem nem mesmo por onde começar.

Ainda que tenham boa intenção, eles tentam controlar cada aspecto do trabalho em equipe de forma equivocada, cometendo um pecado mortal de gestão denominado microgerenciamento.

Afinal, como resolver um problema que está ligado à falta de confiança e à dificuldade de delegar e de dar autonomia para pessoas realizarem tarefas de forma independente? A tecnologia é a única resposta.

Ferramentas para reduzir o microgerenciamento

São muitas as ferramentas que podem facilitar as atividades no dia a dia do ambiente corporativo e reduzir a incidência do microgerenciamento. Elas se traduzem em recursos importantíssimos para melhorar a colaboração, já que o trabalho em equipe fica mais fácil quando é feito por meio de apps desenvolvidos para grupos dinâmicos (que inclusive trabalham de vários lugares), e também para a conveniência e a continuidade – primeiro porque alguns processos se repetem todos os dias, logo, automatizá-los é a solução. Segundo, porque os fluxos de trabalho precisam de continuidade, por isso eles podem ser realizados por meio de vários dispositivos diferentes.

Tudo isso permite ao líder um controle mais sadio das atividades realizadas pelos colaboradores, já que toda a organização passa a compartilhar conhecimento, o engajamento dos times cresce e a comunicação flui muito melhor. A tecnologia ganha protagonismo na mudança da cultura organizacional, permitindo que dados de negócio sejam transformados em ações de produtividade.

Para se ter uma ideia do papel essencial que as ferramentas de trabalho têm no desempenho dos colaboradores, de acordo com uma pesquisa realizada pelo Gartner, cerca de 47% deles têm dificuldades para encontrar informações ou dados necessários para realizar seu trabalho de maneira eficaz. Além disso, um trabalhador de escritório usa, em média, 11 aplicativos para realizar seu trabalho diariamente.

Ao avaliarmos os dados, podemos concluir que embora os colaboradores estejam se esforçando para gerenciar suas tarefas com as ferramentas fornecidas, ainda falta um consenso dentro das equipes em relação à plataforma ideal a ser utilizada para desempenhar suas funções. Isso pode acontecer por conta da falta de compatibilidade entre a maioria dos aplicativos – o que faz da integração entre as atividades e os processos em andamento uma tarefa complicada.