A gestão de despesas corporativas sempre foi uma fonte de muito trabalho – pra não dizer dor de cabeça – para as empresas. Entre reembolsos, utilizações de cartões corporativos e outras formas de lidar com os gastos de seus departamentos e funcionários, companhias constantemente vivem às voltas com gargalos e desafios para gerir estes custos.
Uma pesquisa realizada pelo VExpenses em 2021 sobre gestão despesas corporativas com 1.423 empresas espalhadas por todo o Brasil trouxe informações sobre a complexidade da administração dos processos de compras, pagamentos e reembolsos.
Dentre as empresas consultadas, as despesas de alimentação representaram 23% dos gastos corporativos em 2021, seguidas por combustível, com 22%, e quilometragem, com 21%. Cada um desses gastos conta com regras e políticas de reembolsos muito diferentes entre elas, o que exige um processo de gerenciamento complicado e burocrático.
Vale ressaltar, ainda, que o aumento da prática do trabalho remoto contribuiu com a multiplicidade de alguns gastos a serem gerenciados, como despesas dos colaboradores com os Correios e malotes (que aumentaram em 2021), além de gastos com escritório, contratação de internet e telefone.
Inclusive, 60% das empresas pesquisadas demonstraram aplicar políticas de gastos flexíveis, nas quais as despesas fora dos limites são avaliadas caso a caso, o que soma ainda mais dificuldade ao processo.
Foi de olho nesse mercado que o VExpenses, fintech B2B dedicada à otimização e automação da gestão de despesas corporativas, buscou uma forma de aumentar o grau de automatização e personalização de seus serviços, especialmente na parte de cartões corporativos. Ela encontrou uma solução nos serviços financeiros da Corpway, braço da Swap voltado ao segmento corporativo.
“Conhecemos a Swap durante a pandemia, depois de ouvir de vários clientes a dificuldade de conseguir cartões corporativos. Além disso, os que conseguiam, ainda passavam pela dificuldade de fazer a conciliação manual de todos os gastos. Ficamos com uma pulga atrás da orelha e pensamos: por que não ter um cartão próprio?”, relatou Bruno Pain, cofundador e head de vendas do VExpenses.
Segundo o executivo, os serviços da Swap foram a base para oferecer uma solução de cartão totalmente integrada com a inteligência de gestão do VExpenses.
“Hoje entregamos uma solução multicartões personalizada para cada empresa, com o tipo de uso que deseja, para cada área ou operação, em uma experiência segura e otimizada. Com isso, as despesas já nascem conciliadas”, explica o executivo.
Na suíte de serviços utilizada pelo VExpenses, a Corpway fica responsável pela emissão de cartões, gestão de extratos, conversão de despesas, assim como o backoffice: aprovação de cadastros, onboardings, APIs de conciliação, antifraude e outros serviços. “Nos preocupamos em consumir as informações desta parte transacional que a Swap cuida e entregamos controle e segurança financeira aos nossos clientes”, completa Bruno.
Muito além das despesas de viagens
Quando pensamos em despesas corporativas, geralmente o que vem à cabeça são viagens, almoços de negócios com algum cliente e despesas relacionadas (passagens aéreas, hotel etc).
Porém, para o VExpenses, que atualmente atende mais de 1800 empresas, a gestão de despesas abrange bem mais do que isso. Afinal de contas, quando falamos de despesas corporativas, estamos falando de um mercado que movimenta mais de R$ 500 bilhões só no Brasil.
“A personalização (do cartão corporativo) permite configurar usos variados que vão além do uso com despesas de viagens corporativas”, explica Pain, comentando o conceito de gestão de despesas descentralizadas.
Segundo ele, são despesas que antes sobrecarregavam o financeiro ou a área de compras – custos como “caixinha”, custos de marketing digital, mensalidades de SaaS, entre outros.
“Com a nossa solução integrada com a Corpway conseguimos entregar meios de pagamento personalizáveis e controlados pela empresa. A despesa já nasce automaticamente conciliada, ganhando tempo e eliminando processos manuais. Não vai ter bagunça contábil e ninguém perde dinheiro”, explica o executivo do VExpenses.
O diretor de Novos Negócios da Swap, Marcelo Schucman, explica que a infraestrutura financeira da Corpway, criada especificamente para o mercado de despesas corporativas, abre novas possibilidades para a gestão de empresas.
“A Corpway foi lançada para acompanhar as empresas que estão desafiando e mudando paradigmas nesse mercado e que querem oferecer uma experiência simples e precisa aos seus clientes para gestão de despesas e gastos corporativos. Todas as funcionalidades são desenvolvidas a partir de casos reais, de necessidades específicas dos nossos clientes, para atender as dores desse mercado”, completa Schucman.
Próximos passos
A partir das possibilidades abertas através da parceria com a Corpway, agora o VExpenses já pensa em novos passos para aperfeiçoar seus serviços de gestão de despesas. “Já estamos desenvolvendo novas ideias de soluções com a Swap para ampliar as possibilidades dentro das empresas, com a mesma segurança que sempre tivemos.
A história de sucesso da Swap com o VExpenses foi contada em vídeo, que pode ser visto clicando no botão abaixo.
Fundado em 2016 pelos empreendedores Thiago Campaz, Bruno Pain, Leandro Martins e Káliman Borges, o VExpenses tem como objetivo tornar a gestão de despesas corporativas mais fácil, menos burocrática e sem falhas. A fintech auxilia milhares de profissionais, em empresas de toda a América Latina, a descomplicarem os processos de controle de gastos, automatizando as tarefas manuais e tornando a rotina de trabalho menos estressante. Atualmente atendem mais de 1800 empresas, em nove países, incluindo nomes como Basf, Nike, MRV e CNN Brasil.
A história de sucesso da Swap com o VExpenses foi contada em vídeo, que pode ser visto clicando no botão abaixo.
Sobre o VExpenses
Segundo Pain, o foco da empresa com o investimento em tecnologia é um só: “Estamos sempre nos atualizando para oferecer as melhores soluções para os nossos clientes. Nosso objetivo é ajudar os colaboradores a economizarem o tempo gasto com a prestação de contas manual, aumentando sua produtividade e a qualidade de vida no trabalho. Assim, toda a empresa é beneficiada, em especial o financeiro, que não precisará mais se preocupar em ficar conferindo detalhe por detalhe em um relatório de despesas”.