O que é aprovação de contas e por que devo aprovar as contas da minha startup?

*Por Pedro Vidigal e Bruna Frasson

O mês de abril costuma ser bastante agitado nos bastidores das grandes empresas por conta da famigerada “aprovação de contas”. Mas o que é essa tal “aprovação de contas”? Como ela é feita? Quem possui uma startup ou uma empresa de “pequeno/médio porte” também deve se preocupar com isso? 

Explicaremos tudo isso e mais um pouco neste artigo!

O que significa “aprovar as contas” de uma empresa?

Tanto o Código Civil, que regula as sociedades empresárias limitadas, quanto a Lei 6.404/1976 (LSA), que dispõe sobre as sociedades por ações, estabelecem que, anualmente, os sócios/acionistas devem examinar, discutir e votar sobre as demonstrações financeiras da sociedade e as contas apresentadas pelos administradores/diretores. Portanto, a “aprovação de contas” nada mais é que a deliberação sobre as contas do exercício social anterior.

Nesse sentido, todas as sociedades empresárias, independentemente do porte, seja uma startup ou uma companhia aberta, devem aprovar as demonstrações financeiras e as contas da administração anualmente. Essa aprovação não apenas atende a uma obrigação legal, mas também é essencial para a exoneração de responsabilidade dos administradores, a regularidade da sociedade e a sua transparência perante o mercado.

A transparência e a regularidade nas operações das sociedades empresárias são pilares fundamentais para a confiança dos investidores, parceiros comerciais e órgãos reguladores. No universo das startups, onde a agilidade e a inovação são essenciais, a aprovação anual de contas é de suma importância para garantir a conformidade legal e a boa governança corporativa.

Como é feita a “aprovação de contas”?

Para sociedades limitadas com menos de 10 sócios, a aprovação das contas da administração é feita em formato de reunião de sócios. Já sociedades com mais de 10 sócios e sociedades anônimas realizam a aprovação por meio da assembleia geral ordinária (AGO). 

Tanto a reunião/assembleia de sócios quanto a AGO devem observar os procedimentos de convocação, instalação e realização previstos no contrato/estatuto social e, em caso de omissão, na legislação aplicável (Código Civil ou LSA).

No caso das sociedades limitadas, as contas dos administradores, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico (ou demonstração de resultado do exercício – DRE), devem ser disponibilizados dos sócios que não exerçam a administração com pelo menos 30 dias de antecedência. Esta, assim como as demais formalidades previstas em lei e no contrato social, pode ser dispensada caso haja concordância da totalidade dos sócios. 

No caso das sociedades anônimas, o procedimento é um pouco mais burocrático. Além da necessidade de disponibilização das demonstrações contábeis da companhia e demais documentos que as acompanham com a antecedência mínima de 1 mês antes da realização da AGO, a LSA impõe também a obrigação de publicação desses documentos, com antecedência mínima de 5 dias antes da realização da AGO.

Assim como ocorre nas sociedades limitadas, os acionistas podem, desde que por unanimidade, dispensar as formalidades relacionadas à disponibilização dos documentos. Entretanto, a publicação dos documentos deverá necessariamente ocorrer, sempre antes da realização da AGO, ainda que no mesmo dia.

Não aprovei as contas dos exercícios anteriores, e agora?

Tanto o Código Civil quanto a LSA estabelecem que a reunião/assembleia de sócios e a AGO devem ser realizadas nos 4 meses seguintes ao término do exercício social. Como na grande maioria das empresas o exercício social coincide com o ano civil, o prazo limite para a realização da reunião/assembleia de sócios e da AGO é no final do mês de abril. Mas o que ocorre se ela não for realizada dentro desse prazo?

No caso das sociedades anônimas, o não cumprimento desse prazo pode acarretar responsabilização dos administradores pelos prejuízos causados em razão do descumprimento, além de restrições ao acesso a crédito e financiamento e de possíveis implicações fiscais. As sociedades anônimas de capital aberto ainda podem sofrer penalidades e sanções aplicadas pela Comissão de Valores Mobiliários – CVM, além de impactos na reputação da empresa perante investidores e órgãos reguladores.

Entretanto, caso a assembleia geral ordinária não tenha sido realizada dentro do prazo ou as contas não tenham sido aprovadas, é possível regularizar a situação convocando uma assembleia geral para deliberar sobre o assunto. Essa assembleia geral pode aprovar as contas dos exercícios sociais anteriores, desde que os acionistas sejam devidamente informados e convocados de acordo com os procedimentos previstos no estatuto social e na lei.

Em relação às sociedades limitadas, apesar de o Código Civil não prever penalidades em caso de não realização da reunião/assembleia de sócios dentro do prazo, isso não significa que as sociedades limitadas não devem cumpri-lo. Além disso, a aprovação de contas sem ressalvas exonera a responsabilidade dos administradores pelos atos praticados durante a sua gestão, salvo erro, dolo ou simulação.

Assim como nas sociedades anônimas, caso as contas de exercícios sociais anteriores não tenham sido aprovadas dentro do prazo previsto, os sócios de uma sociedade empresária limitada podem deliberar sobre a aprovação dessas contas em uma reunião/assembleia de sócios para regularizar a situação.

Resumo da ópera

Em suma, a aprovação de contas é mais do que uma formalidade legal, é um indicador de transparência, responsabilidade e maturidade corporativa, e deve ser observada por todas as sociedades empresárias, independentemente do porte. 

As startups que priorizam esse processo estão mais bem preparadas para atrair investidores, parceiros estratégicos e alcançar o sucesso sustentável a longo prazo. Inclusive, é bastante comum em operações de captação de investimentos e/ou venda de participação societária que os investidores/compradores exijam a regularização da aprovação das contas dos exercícios sociais anteriores da startup antes da conclusão da operação.

E você, já aprovou as contas de 2023 da sua startup, inclusive dos exercícios anteriores? Caso não tenha aprovado, entre em contato conosco! Teremos o maior prazer em ajudá-lo(a) a regularizar a aprovação das contas da sua startup.

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