5 apps para organizar a caixa de emails e aumentar sua produtividade

Apesar do avanço do WhatsApp e das redes sociais, é muito difícil encontrar alguém que não use pelo menos 1 conta de email para trabalhar. A adesão da ferramenta continua a crescer em todo o mundo: o Gmail, por exemplo, chegou a 1 bilhão de usuários em 2016 e, 5 anos depois, atingiu a marca de 10 bilhões de instalações no Android.

No entanto, a praticidade da ferramenta pode acabar sendo prejudicada pelas dezenas de contatos, mensagens e assinaturas de newsletter que chegam diariamente. Não vamos negar: é fácil perder o controle da sua caixa de entrada. Quem nunca deixou as mensagens não lidas acumularem ou perdeu um email importante no inbox lotado? Ou então gastou um tempo valioso do dia cancelando as inscrições das newsletters e definindo quais emails são mais importantes para ler primeiro? Não dá, né.

A boa notícia é que a tecnologia encontrou algumas formas de organizar a caixa de entrada e aumentar a produtividade no trabalho. O Startups selecionou 5 ferramentas que prometem facilitar a administração das mensagens para que você gaste tempo com aquilo que realmente importa. Veja a seguir:

Super Human

“Tão rápido, agradável e inteligente que você sentirá que tem superpoderes” – essa é a proposta do Super Human. De forma resumida, o app é um assistente mega-inteligente que ajuda os usuários a limpar e organizar as caixas de e-mail até 2 vezes mais rápido, permitindo que a equipe recupere o foco e aumente a produtividade. A inteligência artificial destaca os emails mais importantes e os atalhos do teclado ajudam a economizar horas do dia enviando respostas automáticas para aqueles convites de eventos e happy hours ou cancelando as inscrições nas newsletters. É possível priorizar tarefas, agendar mensagens, desfazer envios, acompanhar o fluxo de trabalho do time e  ver o status de leitura dos emails enviados. O app está disponível para desktop e iOS, gratuito para baixar e com uma assinatura mensal de US$ 30.

Sane Box

Disponível para qualquer email, incluindo Gmail, iCloud e Outlook, a inteligência do Sane Box analisa cada mensagem e determina seu nível de importância com base no histórico do usuário. Os emails relevantes permanecem na caixa de entrada, enquanto as distrações são automaticamente movidas para pastas criadas pela própria ferramenta. O software fica mais inteligente a cada interação, conforme o usuário move os emails extraviados para a pasta correta. Segundo o Sane Box, o app é usado por empresas como Adidas, eBay, Coca-Cola, Shopify e LinkedIn. A ferramenta é gratuita para baixar e tem planos de assinatura a partir de US$ 3,5 mensais.

Checker Plus for Gmail

Essa extensão gratuita do Google Chrome ajuda a gerenciar as caixas de entrada de várias contas do Gmail ao mesmo tempo. A ferramenta permite receber notificações, ler ou excluir emails sem abrir o navegador – o que ajuda o usuário a administrar a caixa de mensagens sem ter que deixar o Gmail sempre aberto em outra aba. As notificações podem ser personalizadas: se não quiser receber alertas dos emails da pasta ‘promoções’, basta o usuário confirguar os alertas. O Checker Plus envia alertas em aúdio quando chegam novos emails, seja com um som predefinido ou uma voz humana que lê a mensagem.

Boomerang

O Boomerang para Gmail permite que os usuários escrevam emails e agendem o seu envio automático para o horário que desejem. Para garantir o acompanhamento com o time ou cliente, a ferramenta envia lembretes para não deixar escapar nenhuma mensagem ou caso não haja resposta do destinatário. Além disso, o usuário pode arquivar as mensagens por um tempo e marcar a data e o horário para que elas voltem a aparecer no inbox, marcadas como não lidas, com estrela ou no topo da lista. É daí que vem o nome “boomerang”, em referência ao movimento do email “ir e voltar” da caixa de entrada. O app é gratuito e está disponível para desktop ou Android.

MyMail

Com o MyMail, os usuários podem gerenciar todas as suas contas de e-mail ao mesmo tempo e em um só lugar, sejam elas Gmail, hotmail, UOL, Terra, Outlook, iCloud ou outros. A ferramenta permite importar os contatos de todas as contas cadastradas e exige apenas 1 nome de usuário e senha para controlar tudo. Se não quiser ser acordado por emails ou incomodado durante um dia de folga, é possível cadastrar quando deseja receber as notificações. O app é gratuito e está disponível para iOS e Android.