Por que ferramentas digitais são chave na gestão financeira das startups

Por que as empresas quebram? Obviamente por vários motivos, mas um dos principais está relacionado à gestão financeira e ao fluxo de caixa. No dia a dia de tantos números, especialmente para aquelas empresas que escalam e passam a ter operações financeiras mais complexas, é fundamental aderir a serviços digitais e sistemas de controle de gastos que facilitam as operações e trazem segurança na hora de bater as entradas e saídas da conciliação bancária.

Em um cenário em que menos de 40% das empresas criadas no Brasil conseguem sobreviver após cinco anos de atividades, segundo dados mais recentes do IBGE, de 2021, estar atento ao mercado e, sobretudo, às finanças, é fundamental. É o que explica o presidente e cofundador da Conta Simples, Rodrigo Tognini. Segundo ele, é muito comum perguntar para as empresas sobre o que elas precisam e as empresas responderem: crédito. “Só que, quando se vai entender a operação financeira dessas empresas, o contas a pagar e receber, fluxos de caixa, e a forma como o financeiro entende esses números, existem sempre alguns equívocos que acabam sendo determinantes para o resultado, e que no médio e longo prazo podem ser fatais”, afirma.

Para garantir essa taxa de sobrevivência e alcançar bons resultados, o executivo afirma que as empresas precisam ter clareza sobre como estão, de fato, gastando seu dinheiro. “Como elas estão controlando, com quais ferramentas ou sistemas de gestão, como os gastos impactam em determinado centro de custo e qual é a visibilidade que eles têm são pontos chave para a área financeira avaliar se estão ou não extrapolando nos gastos. Conseguir responder a essas respostas e ter controle sobre as despesas é o primeiro passo para ter a gestão financeira muito mais adequada e a conciliação bancária mais eficiente e sem furos”, garante Rodrigo.

Dentre as funcionalidades que facilitam esse processo ele destaca a descentralização dos gastos de cartão por centro de custos e por responsáveis pela compra (que evitam dor de cabeça na hora da identificação); a anexação dos comprovantes no sistema de gestão financeira, para não haver a tão famosa perda das notinhas; além de dashboards inteligentes, que geram relatórios completos e de forma instantânea. “Empresas desse porte, como as empresas da nova economia que crescem de forma muito rápida, não podem manter o financeiro travado sob risco de perderem o potencial de crescimento e até mesmo quebrarem”.

Outro ponto que destacado por ele é a redução de gastos com tarifas bancárias. “Não é isso que vai evitar que a empresa venha a quebrar, mas atrelar boas ferramentas de gestão financeira com redução da necessidade de investimento e de gasto permite às empresas crescerem cada vez mais. Isso, com certeza, reduz o risco de morte e aumenta o poder que as empresas têm de crescer”, ressalta Rodrigo.

A lista de serviços que ajudam a fazer o controle tem opções como QuickBooks, Nibo e Pipefy.

Paz ao financeiro

A Ramper, plataforma de prospecção digital que ajuda empresas a gerarem leads mais qualificados para a área de vendas, foi uma das startups brasileiras que passou por esse processo. “O nosso extrato do antigo banco era desesperador. Havia o registro de despesas e de um estorno logo em seguida. Além disso, esses valores eram reprocessados causando uma grande confusão. Era necessário reformulá-lo para a contabilidade encontrar as entradas e as saídas e tornar possível a visualização da despesa real. Perdíamos muito tempo e tínhamos um grande desgaste com tudo isso”, conta o coordenador do time financeiro da empresa, Vinícius Moraes.

A paz para as finanças chegou após a descentralização dos gastos de cartão corporativo por área, a anexação dos comprovantes e a praticidade de uma plataforma digital de gestão das finanças, que podem ser acompanhadas em tempo real. Ainda segundo ele, a leitura dos extratos, inclusive pelo aplicativo, deixou as operações mais transparentes.

“As ações puderam ser acompanhadas mais facilmente e as despesas das áreas ficaram mais organizadas. Foi muito bacana, porque a gente já tinha um controle interno, mas direcionei para cada gestor um cartão corporativo para gerar mais autonomia”, completa Vinícius Moraes. Ao todo, a empresa possui funcionários divididos em seis áreas (Administrativo/Financeiro, Produto, Vendas, Marketing, Growth e Customer Success) que têm seus cartões.

Acompanhamento em tempo real

No caso da Alura, a plataforma de educação online na área de programação e desenvolvimento, também foi impactada de forma bastante positiva com as ferramentas digitais. Uma grande vantagem percebida pela startup foi a possibilidade de fazer a gestão financeira em tempo real, com todas as notas e comprovantes mais visíveis e claras.

“Esse acompanhamento imediato auxiliou muito no sentido de não ter que esperar o fim do mês para fazer os lançamentos”, conta Jessica Lino, supervisora de contas a pagar da Alura. “Consigo ver as transações assim que elas acontecem e já ir lançando os dados dentro do nosso sistema. Não fica aquele trabalho acumulado, e a gente consegue prever e acompanhar de uma maneira muito melhor”, conta ela. “A gente tinha muito problema e, hoje, não tem mais. Perdíamos muito tempo procurando informação. Agora, tudo ficou muito mais simples e tranquilo”, completa.