Tecnologia na gestão financeira: como ela facilita a sua rotina

À medida que a transformação digital avança, toda a estrutura empresarial e o funcionamento dos negócios são impactados visando à otimização de sistemas e operações tradicionais. E com a gestão financeira isso não é diferente. 

O setor financeiro, na verdade, é um dos mais afetados por esse processo de automatização corporativa, além de ser uma área essencial para a governança e a prosperidade de qualquer organização no mercado. Com a tecnologia correta, os novos serviços são aperfeiçoados e o controle financeiro empresarial otimizado. 

A seguir, vamos falar das principais soluções usando tecnologia para usar na sua gestão financeira e manter tudo sob controle.

Usando a tecnologia na gestão financeira como estratégia de automatização

Manter a operação padronizada e regular é um dos grandes desafios do gestor financeiro. Deste modo, as ferramentas tecnológicas ajudam a atingir os resultados de maneira cada vez mais consistente e simplificada. 

Softwares de gestão financeira têm sido usados em vários perfis de negócios, desde microempreendedores que trabalham com tráfego pago até grandes empresas com um setor financeiro com diversos colaboradores.

Dentre as principais vantagens desses sistemas estão a integração de dados e a reunião de informações para facilitar a execução das atividades diárias e a análise de relatórios. São diversas ferramentas disponíveis que trazem uma visão mais estratégica para o negócio e, certamente, mais organização e visibilidade do que está acontecendo dentro da empresa.

“Você só consegue escalar se seu financeiro escalar junto. Se você não tem processos claros, não tem um controle financeiro do que está acontecendo no seu negócio. Se você não sabe como e para onde o dinheiro flui, você dificilmente vai conseguir escalar o seu negócio. Mesmo que você levante muito dinheiro, você precisa saber onde gastá-lo. Se você não tem controle, o dinheiro escapa pelos dedos”, lembra Rodrigo Maroja, fundador e CEO da Daki, unicórnio brasileiro focado no delivery de supermercado.

Quais os benefícios de usar tecnologia em processos financeiros

Usando tecnologia na gestão financeira é possível ter um controle mais eficaz e uma qualidade maior da informação. A tomada de decisão também é facilitada, e a equipe pode se tornar mais produtiva e dinâmica. Confira os principais benefícios!

Mais agilidade nos processos

As soluções usando tecnologia na gestão financeira ajudam bastante a controlar a entrada e saída de dinheiro. Dessa forma, o tempo gasto nessa atividade é reduzido, traduzindo em produtividade para o setor. 

Outro ganho interessante é a padronização e a organização de arquivos, que possibilitam  acesso rápido e seguro, sem depender da busca manual, a informações estratégicas do negócio. Além disso, no meio digital é possível fazer backup dos dados, adicionando uma camada extra de proteção e segurança.

O uso de cartões corporativos virtuais também é uma solução interessante para quem precisa controlar os gastos em centros de custos específicos. Hoje em dia, com esse recurso, os clientes podem fazer muitas transações online, sem a necessidade de aguardar um físico para começar a realizar suas compras. 

“É difícil criar uma solução que vai resolver tudo ao mesmo tempo. Por isso, vejo que existe mercado para muita empresa entrar e solucionar diversas dores. Na Conta Simples, a gente atacou a solução de cartão corporativo atrelada à jornada de pagamento, principalmente no mundo digital. Assim, os clientes puderam ter seus gastos ligados a centros de custo com uma ferramenta em que é possível sistematizar uma operação, acompanhando de perto os gastos. Tudo por meio da tecnologia”, explica Rodrigo Tognini, CEO e cofundador da Conta Simples.

Facilidade do acesso ao armazenamento em nuvem

O controle financeiro deve ser analisado diariamente, no entanto, não é a única responsabilidade do empreendedor. Por isso, a facilidade de acesso a um banco de dados digital é um ponto forte da tecnologia na gestão financeira. 

Quando o acesso pode ser feito de qualquer lugar e por meio de computadores, tablets ou celulares, ele se torna mais prático. Se você puder criar controles de acesso, melhor ainda! Você pode ter total controle sobre as operações de cada usuário em plataformas financeiras e, mesmo assim, não travar o andamento dos processos.

Com uma gestão mais estratégica sobre as atribuições de cada usuário, o gestor financeiro:

• ganha tempo, descentralizando as operações;
• oferece autonomia ao time;
• tem mais flexibilidade para organizar processos;
• consegue direcionar com mais assertividade as tarefas de cada colaborador.

Planejamento e controle mais eficiente

Com os dados organizados e centralizados, fica mais fácil gerar informações e fazer relatórios, contribuindo para a tomada de decisão. Assim, o planejamento financeiro fica mais ajustado à realidade, proporcionando um crescimento constante do negócio. 

Outro benefício das soluções usando a tecnologia na gestão financeira é em relação aos prazos. Perder a data de pagamento de um boleto pode gerar multa e juros, prejudicando seus resultados e até o seu crédito no mercado. Por isso, ter a possibilidade de programar os pagamentos evita esse esquecimento. 

Algumas soluções possuem um alerta de vencimento e valores dos seus compromissos, contribuindo para a realização de pagamentos e transferências bancárias sem atrasos. Inclusive, algumas plataformas permitem fazer transferências por Pix em lote, gerando uma grande economia de tempo e mais otimização. 

“Hoje em dia, existe software para resolver quase todo tipo de problema. Só é preciso fazer uma análise e verificar se vale a pena do ponto de vista de esforço de implantação, custo e o tamanho da sua dor para aquilo”, destaca Carolina Sanzovo, CFO da Z1, conta digital para adolescentes 100% gratuita.

Redução de erros na conciliação bancária

Notas, boletos, comprovantes de pagamentos, extratos bancários, são alguns dos exemplos de papéis importantes para a gestão financeira. Além do risco de serem perdidos ou danificados, existe ainda a margem para erros em operações realizadas manualmente. 

Um dos casos mais comuns é na conciliação bancária, um processo trabalhoso e que exige atenção, afinal, demanda a verificação das entradas e saídas de dinheiro da empresa. Para facilitar, algumas plataformas de olho na praticidade permitem a anexação de comprovantes dos gastos. Isso gera mais organização, porque tudo está centralizado em um só lugar, e mais autonomia, já que qualquer usuário de cartão pode anexar uma foto do comprovante e tornar o trabalho do financeiro mais simples, sem ter que correr e buscar as famosas notinhas.

Qual a melhor solução para o seu negócio?

Agora que você já entendeu como as soluções usando tecnologia na gestão financeira podem te ajudar, provavelmente está em dúvida sobre qual o sistema ideal, certo? 

Para isso, é importante seguir algumas dicas.

Mapeie a sua rotina

Entenda as necessidades da sua empresa. Existem tecnologias mais básicas e mais robustas, mas a melhor delas será a que atende o seu negócio. Avalie as condições atuais, os pontos positivos e os que devem ser melhorados. 

Procure referências no mercado

Faça uma busca no mercado e conheça os parceiros disponíveis. Entenda os prós e contras da tecnologia oferecida, como funciona o software e, principalmente, pesquise sobre o atendimento depois da venda. Confira se as funcionalidades são compatíveis com as necessidades do seu negócio. 

Tome uma decisão prudente

Depois de avaliar o que está disponível no mercado, limite as suas opções em até três possibilidades que façam sentido para o seu negócio. Aprofunde seu conhecimento sobre os selecionados, busque informações sobre funcionalidades e suporte. Tire todas as suas dúvidas e, se necessário, envolva outras pessoas nessa tomada de decisão. Converse também com quem já utiliza a plataforma e verifique se ela oferece a possibilidade de testar suas funcionalidades antes de fechar qualquer coisa.