Garantir que as contas fechem no final do dia no processo de conciliação bancária pode parecer tarefa simples, mas além de toda a complexidade que a atividade exige, essa é uma etapa ainda negligenciada por empreendedores e que pode levar empresas a compor uma triste estatística. Dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostram que 25% das empresas no Brasil fecham por falta de planejamento e gestão.
Isso quer dizer que não basta abrir a empresa, mas é essencial cuidar de todos os pontos necessários para que o negócio se mantenha de pé e gerando lucros. Para isso, a parte financeira é essencial. Também por esse motivo, ter um bom controle de tudo o que entra e sai da conta, dos gastos com cartões e pagamentos em geral é tão importante.
Nisso consiste a conciliação bancária, ou seja, na comparação entre o extrato da conta corrente da sua empresa com o controle financeiro interno. “O objetivo desse processo é confirmar a consistência das operações com uma criteriosa verificação e garantir que está tudo certo em termos de entradas e saídas”, explica Rodrigo Tognini, CEO e cofundador da Conta Simples.
“Lançamentos não identificados, juros, tarifas e impostos bancários, multas, descontos, pagamento de salários e comissões, tudo precisa ser analisado. Por isso, um olhar minucioso é necessário para identificar algum possível erro de lançamento até se efetivar a conciliação,” ressalta.
A fintech, que fechou recentemente um aporte série A, funciona como sistema de gestão financeira formado pelo tripé que une múltiplos cartões corporativos (físicos e virtuais), conta corrente digital e software de controle de gastos em um único lugar, o que torna o gerenciamento das despesas fácil, rápido e em tempo real.
O fim do pesadelo da perda das notinhas
Dentro do processo de conciliação bancária, uma das funcionalidades da que mais tem surtido efeito para os times financeiros é a anexação de comprovantes de compras feitas com os cartões corporativos da empresa. O serviço permite a qualquer pessoa com perfil dos cartões a possibilidade de anexar as notas de pagamentos, já no momento da compra. Isso evita o tão temido pesadelo da perda de notinhas de papel e a ocorrência de gastos não identificados na hora do fechamento contábil.
“O primeiro ganho que tivemos foi a liberdade para emitir cartões físicos e virtuais. Antes tínhamos menos de 10 cartões, centralizados nos sócios e que ficavam rodando entre vários setores da empresa. Hoje, são cerca de 30 cartões, separados por centro de custos. Assim, pudemos descentralizar o uso e difundir os cartões também para nossas equipes que estão nas ruas”, conta Guilherme Pereira, head de finanças da Rentbrella.
Na Rentbrella, startup de compartilhamento de guarda-chuvas que funciona com estações de locação espalhadas por São Paulo, Nova Iorque e Londres, o processo de conciliação bancária já começa antes mesmo da realização das compras. Há cerca de 1 ano, a empresa migrou o sistema de cartões corporativos de bancos tradicionais para a Conta Simples e passou a ter importantes ferramentas de gestão de gastos.
“Aliado a isso, temos múltiplos perfis de usuários para esses cartões, com os responsáveis identificados em cada um deles, e ainda a funcionalidade da anexação de comprovantes, o que permite a qualquer usuário cadastrado no cartão direcionar a nota do pagamento para o software contábil, já no momento da compra”, completa Guilherme.
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Segundo ele, as mudanças permitiram à Rentbrella ter uma gestão mais assertiva dos gastos com cartões, maior visibilidade dos gastos e otimização do dia a dia do financeiro. “Tivemos uma economia enorme de tempo, porque passávamos um dia inteiro indo atrás dos funcionários para pedir notinhas de papel, tentando identificar gastos, encontrando gastos sem nota e ainda fazendo esses lançamentos de forma manual em nosso sistema. Passamos a ter clareza na hora de auditar os gastos e a cobrar de quem realmente precisava ser cobrado”, afirma Guilherme.
Ele relata também o quanto o sistema de gestão financeira contribui para a escalada da empresa que dobrou o número de funcionários no último ano, chegando hoje a cerca de 90 colaboradores.
Mudança no financeiro
No caso da IBBX, startup que desenvolveu tecnologia capaz de capturar e transmitir energia sem fio e dados a longas distâncias, o uso da anexação de comprovantes também mudou a realidade do financeiro e da conciliação bancária, como explica a analista administrativa da empresa, Victoria Lopes.
“Antes da Conta Simples, tínhamos apenas um cartão de crédito para pagar todas as contas da empresa, inclusive gastos de funcionários em viagens. Tínhamos muitos problemas de perdas de notas e hoje, com a anexação de comprovantes, nossos próprios funcionários auxiliam na gestão de despesas, anexando as notas de suas compras”, ressalta Victoria.
“Temos hoje 20 funcionários viajando ao mesmo tempo e não tem como esse processo ser manual. Seria a perda de um tempo enorme, que podemos usar para otimizar outros processos”, afirma.
Tecnologia acompanha agilidade de startups
Contador na startup de fabricação de motos elétricas Origem, Carlos Pimentel conta como as ferramentas digitais de gestão de gastos são importantes para a conciliação bancária do negócio. A startup criada em 2017 levantou um aporte série A em novembro do ano passado e trouxe para casa um cheque de R$ 100 milhões, o que permitiu um salto de três para os atuais 55 funcionários, além da abertura de uma fábrica na Zona Franca de Manaus.
“Temos um processo complexo de compras e, como toda startup, precisamos de agilidade nos processos. Para a fabricação de uma moto são cerca de 250 itens, com diferentes funcionários em diversas frentes, pois cada um sabe do melhor fornecedor, melhor preço. Então é inviável ter uma estrutura de centralidade de compras”, afirma Carlos.
“A possibilidade de dar autonomia a esses colaboradores, com os cartões corporativos para cada área e com eles mesmos anexando as notas fiscais, mudou a realidade do nosso financeiro,” pontua. Carlos destaca ainda a importância da nova gestão e do ganho em segurança financeira no momento pós série A, em que o olhar dos investidores é ainda mais criterioso.
* A Conta Simples é um dos investidores do Startups
